Uppsala: Erfaren personaladministratör till myndighet i Uppsala

Vill du arbeta med HR-administration, med stöd av kompetenta och trevliga kollegor i en internationell miljö? Vill du ha en arbetsgivare som satsar på ett hållbart medarbetarskap och erbjuder trygga, förmånliga arbetsvillkor? Välkommen att söka anställning som HR-administratör på Uppsala universitet.

Institutionen för medicinska vetenskaper är en stor klinisk institution med ca 250 anställda och över 900 personer som är anknutna via Akademiska Sjukhuset. Institutionen har en bred forskningsprofil med starka forskargrupper inom en rad områden. Forskningen äger rum i nära anslutning till den kliniska verksamheten vid Akademiska sjukhuset och omfattar såväl grundläggande studier kring sjukdomsorsaker som utveckling och utvärdering av förbättrad diagnostik och nya behandlingsmetoder. Mer om institutionens verksamhet finns på http://www.medsci.uu.se

Då vår nuvarande kollega går i pension, söker vi nu en engagerad och erfaren HR-administratör som arbetar tillsammans med vår HR-samordnare och HR-generalist. Du kommer att ingå i stödverksamhetens team som består av HR-, ekonomi-, forskarutbildnings- och kursadministration som i nära samarbete ger stöd och service till ledning och personal i verksamheten.

Arbetet är serviceinriktat med många kontaktytor, såsom chefer och medarbetare i verksamheten och andra aktörer inom och utanför universitetet. Arbetet är varierande och stimulerande eftersom du är delaktig i arbetsuppgifter inom hela HR-området.

Arbetsuppgifter

- Rekryteringsadministration, inklusive publicering av annonser och hantering av anställningsavtal  
- Introduktion av medarbetare
- Mottagande av internationella medarbetare och information kring tex. uppehållstillstånd, bankkonto, boende, folkbokföring, försäkringar
- Avslut av tidsbegränsade anställningar
- Löpande kontakt med medarbetare inklusive frågor kring villkorsavtalet, tex. registrering av semester, VAB, föräldraledighet
- Administration av institutionens katalog- och behörighetssystem
- Diarieföring
- Handläggning av timersättningar och engångsersättning
- Delaktig i handläggning av reseräkningar och utlägg
- Övrigt personaladministrativt arbete

Även andra administrativa arbetsuppgifter kan komma att ingå samt visst utvecklingsarbete.

Kvalifikationskrav

- Eftergymnasial utbildning inom HR eller löneadministration eller motsvarande erfarenhet
- Några års erfarenhet av HR-administration
- Grundläggande kunskap om arbetsrätt
- Vana av att arbeta i flera administrativa system samtidigt
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. Vi vill att du som person är prestigelös, har hög servicekänsla och lätt för att samarbeta. Du är strukturerad, noggrann och har hög integritet då arbetet innebär att du hanterar känslig information. Vidare har du en stark kommunikationsförmåga och är van att arbeta självständigt.

Önskvärt/meriterande i övrigt
Meriterande för anställningen är erfarenhet av HR- eller löneadministration inom högskolesektorn eller annan statlig myndighet. Erfarenhet av att arbeta i Primula, Varbi, AKKA, W3D3 samt andra administrativa system som används vid Uppsala universitet ses också som meriterande.

Om anställningen 
Anställningen är tillsvidare, provanställning kan komma att tillämpas. Omfattningen är heltid. Tillträde 19 augusti 2024 eller enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala

Upplysningar om anställningen lämnas av: HR-samordnare, gabriella.widerberg@medsci.uu.se, tel: 073-4697949, HR-generalist, alzbeta.opletalova@uu.se, tel. 073-4697863.

I denna rekrytering har vi ersatt det personliga brevet med frågor som du besvarar i samband med din ansökan. Svaren kommer att användas som en del i urvalsprocessen.

Välkommen med din ansökan senast den 2 april 2024, UFV-PA 2024/719.

Uppsala universitet är ett brett forskningsuniversitet med stark internationell ställning. Det yttersta målet är att bedriva utbildning och forskning av högsta kvalitet och relevans för att göra skillnad i samhället. Vår viktigaste tillgång är alla 7 600 anställda och 53 000 studenter som med nyfikenhet och engagemang gör Uppsala universitet till en av landets mest spännande arbetsplatser.


Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba inom Uppsala universitet
https://uu.se/om-uu/jobba-hos-oss/


Vi undanber oss erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp.


Ansökan tas emot i Uppsala universitets rekryteringssystem.

Befattningen erbjuder

En befattning med varierande arbetsuppgifter i såväl enskilt arbete som i grupp. Ett roligt uppdrag där du får vara med att utvecka andra såväl dig själv.

Om enheten

F 16 flottiljstab levererar styrning, stöd och beredning med högsta kvalitet genom
professionell, serviceinriktad och kompetent personal. Inom flottiljstaben finns avdelningen
för HR/ personalfrågor, A1. Avdelningen ansvarar för konsultativt stöd till förbandets chefer i
olika typer av personalärenden, förhandling, långsiktig personalplanering, lönebildning,
rekrytering, krigsplanläggning, livs- och karriärutveckling, utbildning, arbetsmiljö,
rehabilitering- och veteranstöd m.m. Avdelningen består av 12 medarbetare och ingår som
en del i krigsförbandet 16. Flygflottiljen.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Du stödjer chefer och personalavdelningen med administrativa uppgifter. Det kan
exempelvis innebära administration av underlag såsom anställningsbeslut, semesterlistor och krigsplacering. Hantering av arkiv och personakter, behörighetsbeställningar,
skiftesplanering, rekryteringsannonser, skicka ut kallelser och upprätta protokoll. Du tycker det är kul att agera i en servicefunktion och trivs med ett stundtals högt tempo.


KRAV
Kvalifikationer
 •  Gymnasieexamen
 •  Aktuell erfarenhet av arbete av administrativ karaktär
 •  Goda kunskaper inom Officepaketet
 •  God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift
 •  Mycket god administrativ förmåga
 •  Körkort B

Personliga egenskaper

Vi söker dig som har förmåga att arbeta i team såväl som självständigt. Du är mycket strukturerad och trivs med att ha många bollar i luften samtidigt. En förutsättning för att klara av arbetsuppgifterna på ett bra sätt är att du är flexibel och ordningsam. Du behöver vara bekväm med att arbeta i en miljö som ständigt utvecklas.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

MERITERANDE 
 •  Aktuell erfarenhet av arbete med administration inom offentlig sektor
 • Erfarenhet av arbete inom Försvarsmakten. 


För att myndighetens uppdrag ska vara framgångsrikt förutsätts att alla medarbetare uppträder enligt den värdegrund som finns. Försvarsmaktens värdegrund slår vakt om alla människors lika värde, rättvisa och jämlikhet och främjar demokrati och mänskliga rättigheter (läs mer på www.forsvarsmakten.se).


Övrigt
Anställningsform: Tidsbegränsat vikariat fram till 2024-12-31
Sysselsättningsgrad: Heltid
Arbetsort: Uppsala
Tillträdesdatum: snarast


För upplysningar om befattningen eller information om rekryteringsprocessen kontakta:
HR-generalist, Amanda Rahlén
Tel: 072-388 07 52, mejl: F16-A1-adm@mil.se


Fackliga företrädare:
OFR/O Ärna Peter Oscarson, tfn 018-19 63 68.
OFR/S Håkan Wedin, tfn 070-351 96 40.
SACO Mikko Aarnio, tfn 070-849 55 06.
SEKO, nås via växeln 018-19 60 00.

Sista ansökningsdag

Välkommen med din ansökan senast 2024-03-11. Din ansökan bör innehålla CV samt ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning.




Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats.

Information om Försvarsmakten och det rekryterande förbandet:

Upplands flygflottilj, F 16, har sitt huvudsäte vid Uppsala garnison. Förbandet är en del av det svenska Flygvapnet och ansvarar för driften och bevakningen av Uppsala flygplats samt utbildning av värnpliktiga inom flera olika befattningar i Flygvapnet. Förbandet leder även 161:a Stridslednings- och luftbevakningsbataljonen som stridsleder stridsflygplan i luften samt sköter den ständiga bevakningen av det svenska luftrummet. Förbandet verkar från flera olika platser i landet och utgör en viktig del i den tillväxtperiod som Flygvapnet står inför.

I Försvarsmakten finns en stark värdegrund som bygger på öppenhet, resultat och ansvar. Professionell utveckling och personlig hälsa värdesätts och uppmuntras. Det finns goda förutsättningar för intern karriärrörlighet, friskvård samt bra balans mellan arbete och privatliv.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap.
Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.

Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.

Är du ute efter en ny utmaning inom HR?

Vi söker ständigt efter nya talanger inom HR för framtida konsultuppdrag i Uppsala med omnejd. Konsultuppdragen styrts utifrån kundens behov och kan därför variera i omfattning och arbetsuppgifter. Som konsult på Poolia får du ett spännande och omväxlande arbete på några av Sveriges mest attraktiva arbetsplatser.

Vanligt förekommande tjänster:
– HR-specialist
– HR-generalist
– HR-administratör
– HR-koordinator
– HR-konsult
– HR-chef

Observera att detta inte är kopplat till en specifik tjänst utan en intresseanmälan för kommande konsultuppdrag. Vi kommer därför endast återkoppla till dig om vi har ett uppdrag som passar din profil.

Vi ser fram emot att läsa ditt CV!

Om verksamheten
Våra kunder inom hr är attraktiva arbetsgivare som letar efter högskoleutbildade personalvetare. Med en bredd över hela hr-området - allt från personalchefer och hr-specialister till rekryteringskonsulter och personaladministratörer - kan vi hitta en tjänst där du kan påverka din arbetssituation och nå ditt drömjobb.

Att vara konsult passar dig som på kort tid vill skaffa dig lång erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät.

Är du ute efter en ny utmaning inom IT och teknik?

Vi söker ständigt efter nya stjärnor som är intresserad av framtida konsultuppdrag i Uppsala med omnejd. Våra kunder varierar från stora globala företag till mindre företag. Konsultuppdragen styrts utifrån kundens behov och kan därför variera i omfattning. Som konsult på Poolia får du ett spännande och omväxlande arbete på några av Sveriges mest attraktiva arbetsplatser.

Observera att detta inte är kopplat till en specifik tjänst utan en intresseanmälan för kommande konsultuppdrag. Vi kommer därför endast återkoppla till dig om vi har ett uppdrag som passar din profil.

Vi ser fram emot att läsa ditt CV!

Om tjänsten
Vanligt förekommande tjänster:
• IT-support
• IT-tekniker
• 1st, 2nd, 3d- line
• Helpdeskmedarbetare
• On-site tekniker
• Säkerhet- och nätverkstekniker
• Systemutvecklare

Vem är du?
Vi ser att du som söker har utbildning inom IT eller har skaffat dig motsvarande kunskaper genom arbete.

För att du ska trivas i rollen är du som person noggrann, strukturerad och självständig, du har framför allt en positiv attityd och ett stort intresse för IT. Du skall vara van att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska. Vi ser att du har en god samarbetsförmåga och är mycket serviceinriktad. Vidare är du flexibel, lösningsorienterad och har ett öppet sinne som gör dig lättplacerad på olika typer av arbetsplatser. Vi ser även att du bemöter med god service och är driven som person.

Observera, detta är en annons för spontanansökningar inför kommande konsultuppdrag inom IT och teknik. Vi kommer därför endast återkoppla till dig om din profil matchar ett aktuellt uppdrag hos oss.

Om verksamheten
Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.


Varmt välkommen med din ansökan. Urval sker löpande, ansök därför redan idag genom att klicka på ansök på https://www.poolia.se.

Poolia är ett registrerat rekryterings och bemanningsföretag, vi är auktoriserade av Kompetensföretagen och har kvalitetssäkrade processer och rutiner.

We are now looking for an Order Fulfillment Specialist to our client in Uppsala. For this assignment you will be employed by Poolia as one of our consultants. The assignment is full time and expected to start in the beginning of June and continue until the end of June 2025. After this there is an opportunity for the assignment to be extended.

We are reviewing applications on the go so do not wait with sending in your application!

Responsibilities
• Coordinate transactions for the delivery of Radio Pharmacy equipment from multiple factories across Europe (including Uppsala) to global regions
• Operate within the OTR (Order Through Remittance) organization, collaborating with Supply Chain, Logistics, and Regional teams
• Ensure timely production and shipment of equipment by aligning with Supply Chain procedures
• Collaborate with regional teams to address any potential discrepancies in orders
• Liaise with the Logistics team to optimize transportation from factories to end customers
• Maintain communication with Project Managers to align with customer-requested delivery dates
• Facilitate order management processes, including intake and input into internal systems
• Interface with customer portals and systems as required
• Potentially assist with forecasting, billing, and collection activities

Your profile
We are looking for you who have previous experience working with similar tasks as described above, preferably with knowledge in international logistics. You have demonstrated operational rigor, with the ability to follow processes and comply with measures. Furthermore, you have the capacity to learn efficiently and operate effectively within ERP software systems, preferably ORACLE, and have good proficiency in Excel. You can communicate fluently in English, both verbally and in writing.

As a person, you have excellent communication skills and possess a proactive mindset with a focus on continuous improvement.

Does this sound like a role for you? Apply for the position today!

About the organisation
Please apply by registering your CV here on our website. Click on the "Ansök" button to the right. It is our recommendation that you register as much information as possible and that you attach a complete CV-document. Please check that your correct e-mail address is registered.

Poolia is a registered staffing agency, meaning that we comply with the requirements set by Kompetensföretagen - the Swedish Association of Staffing Agencies.